Đóng batch cuối ngày là gì và vì sao không nên bỏ qua

Trả lời nhanh: Đóng batch là gửi toàn bộ giao dịch thẻ trong ngày tới công ty thanh toán để chốt và chuyển tiền. Nên đóng mỗi ngày, sau khi đã chốt tip, để tiền về đúng hạn, tránh phí cao hơn do chốt trễ, và để đối chiếu với sổ sách dễ dàng.

Batch là gì?

Khi khách chạm thẻ, giao dịch mới chỉ được duyệt (ngân hàng giữ tiền cho tiệm). Tiền chưa thật sự chuyển đi. Tất cả giao dịch đã duyệt trong ngày nằm trong một "batch". Khi tiệm đóng batch, các giao dịch này được gửi đi để chốt và chuyển tiền về tài khoản.

Vì sao nên đóng mỗi ngày?

• Tiền về đều: đóng hôm nay, tiền thường về sau một đến hai ngày làm việc.
• Tránh phí cao hơn: giao dịch chốt quá trễ có thể bị tính mức phí cao hơn.
• Dễ đối chiếu: mỗi ngày một batch, mỗi batch một lần tiền về.

Quy trình cuối ngày gợi ý

1. Đóng hết hóa đơn còn mở.
2. Kiểm tra và chốt tiền tip (nếu có tip điều chỉnh sau).
3. So tổng tiền thẻ trên POS với tổng trên máy thanh toán.
4. Đóng batch.
5. Lưu báo cáo batch.

Tự động đóng batch

Nhiều máy và công ty thanh toán cho đặt giờ tự đóng batch, ví dụ sau giờ đóng cửa. Nếu bật, hãy chọn giờ sau khi tiệm đã chốt tip xong.

Khi số không khớp

• Có giao dịch quẹt trên máy nhưng không gắn hóa đơn trên POS (thường do gõ tay vào máy).
• Có hóa đơn hủy trên POS nhưng chưa hủy trên máy.
• Hoàn tiền làm trên máy mà chưa ghi vào POS.

Khi máy nối thẳng với POS, các lỗi này gần như không còn. Kashela có nút đóng batch một chạm và báo cáo batch cho từng ngày. Xem thêm checklist chốt sổ cuối ngày.