Cách đọc sao kê phí thẻ hàng tháng cho chủ tiệm

Trả lời nhanh: Đọc sao kê theo ba bước: xem tổng tiền đã quẹt, cộng mọi khoản phí (kể cả phí cố định hàng tháng), rồi chia tổng phí cho tổng tiền quẹt để ra tỷ lệ phí thật. Sau đó dò các dòng phí lạ hoặc mới xuất hiện.

Bước 1: Tìm phần tóm tắt

Trang đầu thường có tổng tiền giao dịch, số giao dịch, tiền hoàn và tổng phí. Ghi lại bốn con số này. Chỉ với chúng là đã tính được tỷ lệ phí hiệu dụng.

Bước 2: Đối chiếu tiền về tài khoản

Phần "deposits" hoặc "tiền chuyển" liệt kê mỗi ngày công ty thanh toán chuyển bao nhiêu về ngân hàng. Mỗi dòng nên khớp với một lần đóng batch cuối ngày. Nếu có ngày bị thiếu hoặc số tiền lệch, đó là dấu hiệu cần hỏi lại.

Bước 3: Đọc chi tiết phí theo loại thẻ

Với interchange-plus, phần này rất dài, liệt kê từng nhóm thẻ. Không cần hiểu hết từng dòng. Hãy để ý:

• Tỷ lệ giao dịch nhập tay (keyed). Nhập tay đắt hơn và rủi ro hơn chạm hoặc cắm chip.
• Các dòng có chữ non-qualified hoặc downgrade, nghĩa là giao dịch bị tính mức cao hơn.
• Phần lời của công ty thanh toán có đúng như hợp đồng không.

Bước 4: Dò các phí cố định

Đây là chỗ hay có "phí ẩn". Các dòng thường gặp:

• Phí tài khoản hàng tháng (monthly/service fee)
• Phí PCI hoặc phí "không tuân thủ PCI" (non-compliance)
• Phí thuê máy thanh toán
• Phí đóng batch, phí báo cáo, phí cổng thanh toán
• Phí tối thiểu hàng tháng nếu doanh số thấp

Phí "không tuân thủ PCI" thường tránh được chỉ bằng cách điền bảng tự đánh giá PCI hằng năm.

Bước 5: Tính tỷ lệ phí thật

Tổng phí chia cho tổng tiền quẹt. Ví dụ tháng này tiệm quẹt $40.000 và tổng phí $1.000 thì tỷ lệ phí hiệu dụng là 2,5%. So sánh con số này qua các tháng: nếu tăng mà doanh số không đổi, đã có gì đó thay đổi.

Khi thấy phí lạ thì làm gì?

1. Chụp lại dòng phí, ghi tháng xuất hiện.
2. Gọi công ty thanh toán, hỏi tên phí, lý do và có trong hợp đồng không.
3. Nếu không có trong hợp đồng, yêu cầu gỡ và hoàn lại.

Kashela lưu số tiền, tiền tip và mã giao dịch của từng hóa đơn, cùng báo cáo đóng batch mỗi ngày. Cuối tháng anh chị so với sao kê nhanh hơn nhiều. Xem cách Kashela xử lý thanh toán.