Đổi phần mềm POS mà không mất khách: checklist chuyển dữ liệu

Trả lời nhanh: Đổi POS an toàn theo bốn bước: xuất đủ dữ liệu từ hệ thống cũ (khách, lịch hẹn, thẻ quà tặng, điểm thưởng), nhập và kiểm tra trên hệ thống mới, chọn ngày vắng để chuyển, rồi chạy song song vài ngày trước khi tắt hệ thống cũ.

Bước 1: Xuất dữ liệu từ hệ thống cũ

• Danh sách khách: tên, số điện thoại, email, ngày sinh, ghi chú.
• Lịch hẹn tương lai: ngày, giờ, dịch vụ, nhân viên.
• Thẻ quà tặng: mã thẻ và số dư còn lại. Đây là tiền khách đã trả, không được để mất.
• Điểm thưởng: số điểm của từng khách.
• Dịch vụ và giá: danh sách, thời gian làm, nhân viên làm được.
• Báo cáo lịch sử: xuất file doanh thu các năm trước để lưu trữ và khai thuế.

Bước 2: Nhập và kiểm tra

1. Nhập dữ liệu vào hệ thống mới.
2. Chọn ngẫu nhiên 10 khách, so số điện thoại và điểm thưởng.
3. So tổng số dư thẻ quà tặng giữa hai hệ thống.
4. Kiểm tra lịch hẹn của tuần tới.

Bước 3: Chọn ngày chuyển

• Ngày vắng khách trong tuần.
• Không trùng ngày tính lương.
• Tránh mùa lễ, mùa cao điểm.

Bước 4: Chạy song song và tắt hệ thống cũ

• Vài ngày đầu, giữ hệ thống cũ ở chế độ chỉ xem để tra cứu.
• Nhận thẻ quà tặng cũ trên hệ thống mới, đối chiếu khi có thắc mắc.
• Khi mọi thứ khớp, hủy hệ thống cũ, nhớ đọc kỹ điều khoản hủy.

Hướng dẫn nhân viên

Tổ chức một buổi 30 phút trước ngày chuyển: mở hóa đơn, thanh toán, đặt lịch, xem lương. In một tờ hướng dẫn ngắn để ở quầy.

Với Kashela, đội ngũ nhập giúp danh sách dịch vụ, nhân viên, giá và khách cũ trước ngày tiệm chạy, không tính phí. Xem đăng ký dùng thử.